Những lỗi thường gặp xin tài trợ giải đấu

Vì vậy, trong bài viết này, với góc nhìn của một tổ chức hỗ trợ eSports sinh viên, chúng tôi sẽ chia sẻ những kinh nghiệm mời gọi tài trợ để hy vọng các bạn sẽ rút ra được những bài học và có cách “xin tài trợ” hiệu quả hơn và thành công tổ chức giải đấu của mình.

Bạn sẽ học được những gì?

1. Định giá đúng giải đấu của mình, không sao chép kế hoạch tài trợ của những giải đấu khác.
2. Đảm bảo chắc chắn 100% rằng bạn có thể cho Nhà Tài Trợ (NTT) những gì?
3. Chuẩn bị kế hoạch Truyền thông giải đấu một cách rõ ràng nhất.
4. Mời tài trợ trước khi diễn ra chương trình thật sớm
5. Duy trì mối quan hệ với NTT, kể cả khi chương trình đã kết thúc

1. Định giá đúng giá trị của mình

Có rất nhiều bạn sinh viên không hiểu rõ được giá trị, mục đích tổ chức giải đấu. Đơn giản chỉ là hứng lên thì làm không có một kế hoạch cụ thể nào cả.Vì thế trước khi đi xin tài trợ hãy hiểu rõ mình sẽ làm gì, giải đấu này mang lại những gì cho mình và nhà tài trợ?

Ví dụ như này: Một câu lạc bộ eSports gửi lời mời tài trợ với con số: 30 triệu cho một giải đấu chỉ khoảng 100 – 150 người tham dự.

(Hình ảnh minh họa)

Chúng ta hãy cùng làm một bài toán như này: “Bây giờ giải đấu có 150 người tham dự, giả sử chúng tôi đồng ý làm nhà tài trợ. Vậy cứ cho khả năng lý tưởng nhất là 150/150 bạn tham dự đó đều quan tâm và đều có nhu cầu sử dụng dịch vụ của chúng tôi, thì về cơ bản chúng tôi đã trả 30 triệu chỉ để tiếp cận đến 150 bạn. Trong khi chỉ cần chạy ads 1 triệu thôi có khi đã reach gấp chục lần số đó rồi. Vậy thì tài trợ này lợi hơn ở chỗ nào?”.

Hãy trả lời thử câu hỏi trên. Chúng tôi không làm kinh tế, cũng chẳng biết làm các công thức phức tạp để tính ROI (viết tắt của Return on Investment, là tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư), nhưng chắc chắn sẽ không đầu tư vào một sản phẩm mà chính những người tổ chức cũng không hiểu nó đáng giá bao nhiêu.

2. Đảm bảo chắc chắn 100% rằng bạn có thể cho Nhà Tài Trợ (NTT) những gì?

Các bạn sinh viên còn trẻ, còn thiếu kinh nghiệm nhưng tuy nhiên tiền của nhà tài trợ không phải là thứ các em được đem ra dùng để thử nghiệm, để sai và sửa vì mọi thứ đều sẽ được quy định trên hợp đồng.

Các câu lạc bộ thể thao điện tử sinh viên vẫn bị chịu sự ảnh hưởng rất lớn của các thầy cô trong Đoàn, Hội. Có những quyền lợi có vẻ đơn giản như “In logo vào phông nền”, “Đặt bàn tư vấn”, “Phát tờ rơi quanh khu vực diễn ra sự kiện” thực sự lại không dễ dàng xin được sự đồng ý như các bạn tưởng.

Có thể nhiều người sẽ nghĩ điều này là tàn nhẫn với các bạn sinh viên trẻ người non dạ. Nhưng các bạn thử tưởng tượng mua một gói bim bim trông hấp dẫn thật sự, rồi về nhà mở ra số bimbim nó chỉ bằng 1/3 cái lượng in trên bao bì thì thử hỏi các bạn cảm thấy thế nào?

3. Chuẩn bị kế hoạch Truyền thông

Không biết các bạn học sinh, sinh viên có bao giờ tự đặt câu hỏi cực kì cơ bản: thế tại sao người ta lại phải bỏ tiền để tài trợ cho chương trình của mình không?

Mình nghĩ rằng phải đến 70 – 80% một tổ chức nào đó bỏ tiền ra để mua một gói tài trợ là vì họ muốn thông qua chương trình của bạn để tiếp cận đến tập khách hàng tiềm năng của họ – đồng thời cũng chính là khán giả/người tham gia/… của giải đấu đó. Với nhiều doanh nghiệp, ngân sách dành cho các bạn chính là một phần ngân sách marketing của họ, và vì vậy, bạn sẽ cần có cách “xin tài trợ” và tiếp cận phù hợp.

Tiền tài trợ các giải đấu chỉ là một phần trong ngân sách Marketing của nhà tài trợ

Vì vậy họ cũng muốn có một sự đảm bảo rằng, các bạn có khả năng thu hút được một tập khách hàng tiềm năng có số lượng và chất lượng như họ mong muốn. Với những giải đấu có tiếng, lâu năm và số lượng và chất lượng người tham gia đồng đều qua từng năm thì chúng ta sẽ không nói trong bài viết này. Nhưng số này thực sự ít, và hầu hết các giải đấu, nhất là đến từ các câu lạc bộ chưa có nhiều tiếng tăm, nên có kế hoạch Truyền thông rõ ràng để dễ thuyết phục các nhà tài trợ. Ngoài ra các bạn cũng nên chứng minh tiềm năng chương trình bằng các thành tựu của Câu lạc bộ, hoặc của các giải đấu khác được tổ chức bởi Câu lạc bộ mình.

4. Mời tài trợ trước khi diễn ra chương trình thật sớm

Các sự kiện cần có thời gian để lên kế hoạch, do đó bạn nên bắt đầu sớm để tránh căng thẳng và trục trặc vào phút cuối. Các nhà tài trợ tiềm năng cũng tương tự thôi: Họ bận rộn và có nhiều thứ khác phải quan tâm cho doanh nghiệp của họ. Vậy nên điều quan trọng là bạn phải liên hệ trước với họ và cho họ thời gian (tối thiểu vài tuần) để xem xét yêu cầu của bạn. Đây là một cách khác để thể hiện bạn là người nghiêm túc và chuyên nghiệp. Yêu cầu vào phút cuối sẽ khiến hình ảnh của bạn thiếu chuyên nghiệp, và cũng khiến cho doanh nghiệp cảm thấy dường như họ là sự lựa chọn cuối cùng – không danh giá chút nào.

5. Duy trì mối quan hệ với NTT, kể cả khi chương trình đã kết thúc

Vấn đề chúng tôi muốn nhấn mạnh nằm ở thái độ chưa trân trọng đối với đối tác. Cái khó của người làm đối ngoại là dù từ chối cũng không khiến người khác phật lòng, đó là cách chăm sóc khách hàng và cũng là cách xây dựng mối quan hệ lâu dài.

Hiện nay rất nhiều công ty phải đầu tư những khoản tiền lớn để giữ chân, xây dựng lòng trung thành nơi khách hàng bằng dịch vụ, bằng hậu mãi, v.v. Nhiêu đó cũng đủ để hiểu làm dịch vụ, xây dựng mối quan hệ khó khăn và tốn kém tới mức nào. Vậy nên chúng tôi nên khuyên các CLB cũng nên có mindset như vậy với nhà tài trợ, coi họ như khách hàng của mình và không nên đối xử thiếu trân trọng sau bao công sức các bạn mời được họ về. Chi phí để kiếm một khách hàng mới cao hơn nhiều chi phí để khiến khách hàng cũ quay lại và mua hàng của bạn. Vì vậy hãy nhìn xa, nhìn rộng hơn cho nhiều năm về sau nhé, giữ được các nhà tài trợ “chiến lược”, các nhà tài trợ “quan trọng” quay lại là cách “xin tài trợ” có hiệu quả về chi phí nhất.

Hãy lúc nào cũng biết cách giữ chân khách hàng

Lời kết 

Tại sao mình để đầu đề với ý tưởng là cần thay chữ “xin” bằng chữ “bán”. Đơn giản là vì, không ai… xin được của ai cái gì cả. Mối quan hệ Người làm giải đấu – Nhà Tài trợ là mối quan hệ win – win, mối quan hệ giữa người bán và người mua. Giá trị giải đấu của bạn là thứ mà nhà tài trợ bỏ một số tiền nào đó ra để mua lại. Vì vậy nên chúng tôi mong các bạn tập trung xây dựng được những giá trị thật lâu dài, bền vững, hữu ích cho nhà tài trợ (khách hàng), và đối xử với nhà tài trợ như những khách hàng – những người sẽ đem lại lợi ích về mặt tài chính cho tổ chức của bạn.

Để hiểu rõ hơn về phương thức tổ chức giải đấu cùng như liên hệ tìm kiếm những nhà tài trợ tiềm năng, vui lòng liên hệ với ESCA sẽ được nhận những thông tin tư vấn hữu ích nhất. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành tổ chức giải đấu cho học sinh sinh viên, chúng tôi tin chắc sẽ giải đáp mọi thắc mắc để bạn được hiểu rõ và có kế hoạch đúng nhất cho sự kiện của mình.

Các bạn có thể tham khảo những gói chương trình hỗ trợ của ESCA tại đây.

Chúc các bạn thành công