Những chi phí cần thiết để tổ chức giải đấu eSports dành cho sinh viên
Khi tổ chức một giải đấu game eSports thì chúng ta cần phải quan tâm đến kinh phí tổ chức. Để có thể dự trù kinh phí cho giải đấu một cách đầy đủ và chính xác nhất thì đơn vị tổ chức cần xác định được những chi phí sẽ phát sinh trước, trong và sau khi tổ chức.
Vì sao phải dự trù kinh phí cho một giải đấu?
Một giải đấu có thực sự thành công hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố cấu thành. Trong đó, yếu tố quan trọng đầu tiên phải kể đến là vấn đề chi phí tổ chức giải đấu. Những người tổ chức giải đấu chuyên nghiệp, chắc chắn sẽ lập kế hoạch dự trù kinh phí sao cho từng chi phí cụ thể của giải đấu phù hợp với ngân sách tài chính ban đầu.
Việc dự trù kinh phí hợp lý và chính xác nhất có thể là một trong những hoạt động mang tính quyết định trong việc tổ chức giải đấu, bởi vì điều này sẽ quyết định số tiền cần chi, từ đó ảnh hưởng tới mọi quyết định trong quá trình chuẩn bị cho giải đấu đó, bao gồm cả việc lựa chọn địa điểm, giải thưởng,ấn phẩm truyền thông.,…
Ngoài ra, việc lên dự trù chi phí cũng góp phần hạn chế những tình huống xấu phát sinh trong quá trình diễn ra giải đấu. Bất kỳ sự sai sót nào của bạn đều thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp đối với đối tác hoặc khách tham dự.
Dự trù kinh phí tổ chức giải đấu
Bảng dự trù kinh phí tổ chức giải đấu là bảng liệt kê toàn bộ các khoản chi tiêu và đưa ra số tiền dự kiến cho các khoản đó. Sau đó, người lập bảng cần tổng lại số tiền dự trù cần chi. Một bảng kinh phí tổ chức giải đấu cần được trình bày chi tiết, rõ ràng để tránh sự thiếu sót trong các khoản chi.
Trong một giải đấu sẽ có những chi phí cơ bản sau đây:
- BROADCAST PRODUCTION
- ẤN PHẨM TRUYỀN THÔNG
- NHÂN SỰ
- HẬU CẦN
- GIẢI THƯỞNG & QUÀ TẶNG
- CHI PHÍ PHÁT SINH (KHÁC)
Hướng dẫn các bước lập bảng dự trù kinh phí giải đấu
Xem kỹ proposal trước khi bắt tay dự trù kinh phí
Để hoàn thành bảng dự trù kinh phí hiệu quả, bạn nên xem kỹ nội dung bảng kế hoạch tổ chức giải đấu. Sau đó, hãy tính đến những vật dụng, hoạt động nào cần thiết cho giải đấu để lên kế hoạch chuẩn bị trước. Chính thao tác này giúp bạn nắm vững được toàn bộ những thứ gây tốn kém, đồng thời tính toán các chi phí phát sinh thêm nếu có.
Xác định các khoản cần chi
Trong bài đăng này, ESCA sẽ cung cấp một số thông tin chi tiết nhanh về ngân sách và chi phí của một giải đấu.
Bây giờ chúng ta sẽ xác định được những khoản chi phí chủ chốt và số tiền cần chi để dự báo ngân sách. Chi phí giải đấu onlan ở một mức độ hoàn toàn khác so với giải đấu online. Chúng tôi sẽ cố gắng xem xét cả hai và thảo luận về những gì bạn có thể cần để ý.
Dưới đây là chi phí mẫu cho một giải đấu lý thuyết và một số ước tính. Đây sẽ là một ước tính sơ bộ cho giải đấu LAN có 8 đội tham dự. Bạn có thể điều chỉnh lên và xuống dựa trên cấp độ của giải đấuvà những gì bạn hy vọng sẽ làm. Xin lưu ý rằng đây chỉ là những DỰ TOÁN. Chúng có thể thay đổi so với báo giá thực tế.
GIẢI THƯỞNG & QUÀ TẶNG
Thông thường một giải đấu cho sinh viên sẽ có tổng giải thưởng từ 3 đến 10 triệu đồng. Tùy vào nhu cầu và tình hình tài chính của mỗi bên, bạn cũng có thể đi xin tài trợ. Hiện tại có rất nhiều đơn vị sẵn sàng tài trợ cho sinh viên như ESCA.
Ví dụ này thì chúng ta sẽ để tổng giải thưởng là 3 triệu đồng tiền mặt. Các bạn cũng có thể xin thêm tài trợ từ địa điểm thi đấu (quán net) phần thưởng là tiền tài khoản.
- Vô địch: 2.000.000 VNĐ
- Á quân: 700.000 VNĐ
- Giải ba: 300.000 VNĐ
ĐỊA ĐIỂM THI ĐẤU
Tùy vào số lượng đội thi đấu và thể thức thi đấu thì bạn sẽ tính toán được số lượng máy tính hoặc chỗ ngồi cụ thể. Về phần chi phí, bạn có thể xin tài trợ từ địa điểm thi đấu (quán net, quán cafe,..) hoặc các tuyển thủ góp tiền, chia tiền cùng.
Ở ví dụ này, với 8 đội, mỗi đội 5 thành viên và thể thức Loại trực tiếp Bo3 thì sẽ cần 40 máy tính sẽ giảm dần theo số đội theo thời gian và 3 - 5 máy cho trọng tài, livestream cố định. Coi như bạn phải bỏ 50% chi phí thuê địa điểm thi đấu thì số tiền bạn cần dự trù:
(10K/h/máy x 45 máy x 3h thi đấu + 10k/h/máy x 25 máy x 3h thi đấu + 10k/h/máy x 15 máy x 3h thi đấu) / 2 = 1.275.000 VNĐ
NHÂN SỰ
Đây chính là phần chi phí lớn cho một giải đấu. Với một giải đấu dành cho sinh viên thì có thể con số dành cho nhân sự sẽ không nhiều như các giải đấu chuyên nghiệp.
- Đội ngũ sản xuất: Đây là những người sản xuất nội dung sự kiện, làm việc với máy quay, v.v. Bạn sẽ cần ít nhất một người có năng lực cho việc này.
- Social media
- Talent: Bạn sẽ cần những Caster (Bình luận viên), Host,.. Để cho giải đấu “nóng” lên.
- Observers - Broadcast: Những chịu trách nghiệm cho việc livestream các trận đấu
- Trọng tài
- Hậu cần
Đối với các bạn sinh viên thì tất cả nhưng chi phí này có đều miễn phí vì các bạn có thể góp công sức vào. Nhưng nếu muốn giải đấu được chất lượng hơn thì chúng tôi khuyên các bạn nên tìm người có chuyên môn. Đội ngũ ESCA Elite sẵn lòng giúp các bạn.
TRUYỀN THÔNG
Truyền thông là một phần rất quan trọng để lan tỏa giải đấu đến với mọi người bời vì càng nhiều người biết đến thì bạn càng được các nhà tài trợ chú ý. Vì thế chi phí marketing là điều cần thiết. Bạn có thể giảm bớt chi phí marketing bằng cách hợp tác với những đơn vị khác trong ngành.
Các ấn phẩm như Poster, Banner, Standee, Backdrop,... đặt tại giải đấu Onlan sẽ cần thiết tùy vào nhu cầu của bên tổ chức cũng như bên tài trợ. Ước tính chi phí là tầm 1 - 2 triệu.
HẬU CẦN
Bao gồm những chi phí như di chuyển, ăn uống, các vật phẩm như Cúp, Thẻ chứng minh (Trọng tài, Player,..). Khoản này được tính toán sau khi khảo giá thị trường cũng như tính toán số lượng nhân sự cần thiết.
Giả sử chi phí 1 người sẽ là 100.000 VNĐ bao gồm bữa trưa, thẻ,.. Vậy với 5 trọng tài, 2 Thành viên đội sản xuất - Social Media, 1 Caster, 1 Observer, 2 Hậu cần thì tổng chi phí sẽ là 1.100.000 VNĐ
Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ
Mọi giải đấu dù có lên kế hoạch kỹ lưỡng thế nào đều có những phát sinh bất ngờ không lường trước được. Vì vậy khi lập ngân sách cho một sự kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước một khoản riêng cho các chi phí phát sinh bất ngờ.
Đối với việc lập một khoản chi phí cho các sự cố và tình huống khẩn cấp, hiện nay chưa có một con số cụ thể nào có thể áp dụng chính xác cho mọi sự kiện. Tuy nhiên, nhiều đơn vị tổ chức giải đấu gợi ý rằng ngân sách cho các sự cố bất ngờ nên chiếm ít nhất 5% – 10% tổng ngân sách cho việc tổ chức sự kiện. Nhưng tùy thuộc vào loại sự kiện, quy mô và hình thức tổ chức.. chi phí dành cho rủi ro có thể được điều chỉnh cho phù hợp trong từng trường hợp.
TỔNG CHI PHÍ
Tổng chi phí sẽ vào khoảng - 7.500.000 VNĐ cho một giải đấu eSports sinh viên tầm trung. Có những cách rõ ràng để bạn có thể giảm chi phí bằng các mối quan hệ tài trợ và các mối quan hệ đối tác khác nhưng bạn phải có một kế hoạch tổng bao gồm truyền thông, tổ chức rõ ràng cũng như những quyền lợi mà nhà tài trợ sẽ có được.
Mẫu dự trù chi phí cho một giải đấu sinh viên
Bạn có thể download mẫu ở đây.
Kết
Trên đây ESCA đã chia sẻ một số chi phí cần thiết và cơ bản trong một kế hoạch tổ chức giải đấu. Nhằm góp phần giúp các bạn sinh viên nắm rõ về các hạng mục cũng như phí từ đó cân nhắc các chi phí tổ chức để có một giải đấu thành công tốt đẹp với mức phí phù hợp.
Ngoài những hạng mục chi phí trong tổ chức giải đấu nêu trên nếu bạn còn biết thêm loại chi phí nào mà chúng tôi chưa nêu. Hãy liên hệ chúng tôi bổ sung để góp phần mang lại chất lượng về nội dung cũng như trải nghiệm tốt về kiến thức cho người đọc bạn nhé!
Nếu bạn đang thắc mắc về các bước tổ chức một giải đấu eSports, bạn cũng có thể quan tâm đến loạt bài viết trong chuyên mục Kiến thức Esports của ESCA.
Hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn tận tình nếu bạn chưa tìm đươc câu trả lời.
GL & HF!
