Những bí quyết giúp bạn tăng tỷ lệ thành công khi tiếp cận nhà tài trợ

 Sự thực thì, việc mời tài trợ chưa bao giờ là một việc dễ dàng nhưng không phải vì thế mà bạn chỉ có thể chọn cách “bó tay”. Nắm vững những nguyên tắc dưới đây mà chúng tôi - ESCA gợi ý có thể giúp bạn cảm thấy tình hình lạc quan hơn.

Nguyên tắc Win – Win

Mọi người thường có xu hướng nghĩ về cái lợi của mình hơn là nghĩ mình có thể làm gì cho người khác. Người ta cần gì và mình có thể đáp ứng được những gì?

Win-Win (nguyên tắc thắng-thắng) là một trong những nguyên tắc cơ bản của nghệ thuật đàm phán, kinh doanh hiện đại. Theo nguyên tắc này, những người tham gia đàm phán, kinh doanh, hợp tác với nhau sẽ tôn trọng và chấp nhận nguyên tắc "đôi bên cùng có lợi" (win-win) và/ hoặc "các bên cùng có lợi" (win-win-win). Nguyên tắc này đảm bảo cho kết quả hợp tác bền vững hơn.

Hãy nhớ rằng: Muốn nhận thì hãy cho đi.

Hãy chuẩn bị trước Hồ sơ tài trợ

1. Thư ngỏ gửi Nhà tài trợ .
2. Kế hoạch chương trình.
3. Kế hoạch truyền thông
4. Bản dự trù kinh phí
5. Mức tài trợ và Quyền lợi Nhà tài trợ.
6. CD có chứa Powerpoint tóm lược nội dung vận động tài trợ (có thì càng tốt).
7. Bản giới thiệu về đơn vị tổ chức
8.  Các ấn phẩm tuyên truyền : Poster – banner –tờ rơi…

Một sai lầm đáng tiếc mà tất cả chúng ta hay mắc phải khi đi xin tài trợ đó là không nắm rõ thông tin về cách tổ chức triển khai của họ cũng như những thông tin cụ thể kế hoạch giải đấu. Do vậy, để tránh những sai sót đáng tiếc đó thì khi đi xin tài trợ bạn cần phải nắm rõ những thông tin sau :

1. Tổ chức mà bạn đang hoạt động: Bạn phải giới thiệu rõ ràng và rành mạch mục đích hoạt động, cơ cấu tổ chức, quá trình hoạt động…
2. Kế hoạch giải đấu: Bạn phải học thuộc và nắm rõ được những chi tiết nhỏ nhất trong bản kế hoạch vì nếu không khi Nhà tài trợ hỏi mà bạn ấp úng thì họ sẽ đánh giá thấp tính chuyên nghiệp của bạn cũng như tổ chức của bạn.
3. Bản dự trù kinh phí: Đây vấn đề mà Nhà tài trợ quan tâm nhất và cũng hay hỏi nhất, bạn phải hiểu được khoản tiền đó chi cho việc đó dùng để làm gì và phù hợp hay chưa, có thể hạ được không? nếu bạn trả lời là à..à..ờ… ờ…bạn sẽ mất điểm ngay.
4. Hồ sơ tài trợ nên đóng thành một tập theo thứ tự mô tả từ khái quát – chi tiết – cuối cùng mới tới phần show hàng (tức là show thành quả của đơn vị mình qua hình ảnh,…). Không nên gửi theo từng nhóm văn bản riêng.
5. Thời gian đối tác gặp gỡ thường dành cho việc cơ quan, họp hành là Sáng thứ Hai và Chiều thứ Sáu. Nên chú ý hơn đến lịch của họ. Còn dân phụ trách kinh doanh thì càng bận bịu hơn, nên gợi ý việc họ cho phép mình hẹn gặp trực tiếp vào lúc nào. Đi xin tài trợ thì chịu khó chạy bất kể thời gian nào 

Tiếp cận lịch sự

Sẽ có rất nhiều cách để bạn có thể liên hệ và tiếp cận nhà tài trợ. Hãy bắt đầu bằng việc giới thiệu rõ ràng và vắn tắt về bản thân. Thể hiện sự am hiểu về đối tác. Trình bày rõ ràng mong muốn và ý định của mình. 

Tuy vậy mỗi một cách liên hệ đều có những lưu ý riêng sau:

Giao tiếp qua điện thoại 

Mở đầu bạn hãy hỏi xem bây giờ họ có thể nói chuyện với mình được không , nếu không hãy hỏi xem có thể gọi lại vào lúc nào khác. Nếu có thể nên đề nghị được gặp mặt trực tiếp để trao đổi công việc.

Hãy chuẩn bị nội dung cực kỳ ngắn gọn cho cuộc nói chuyện. Đặc biệt lưu ý gọi điện vào thời gian phù hợp (Tránh sáng thứ 2; nên  gọi vào khoảng 9h – 10h buổi sáng và 3h – 4h buổi chiều).

Nếu nhà tài trợ tiện nghe máy thì hãy bắt đầu bằng giới thiệu vắn tắt về bản thân sau đó hãy trình bày ngắn gọn mong muốn/ý định cũng như các phương thức liên lạc khác như gmail, zalo,.. để tiện trao đổi công việc.

Giao tiếp qua email

Giao tiếp qua Gmail là hình thức chuyên nghiệp nhất

Địa chỉ Email nghiêm túc phải có tên người gửi. 

Nội dung email cần rõ ràng mạch lạc, triển khai ý nhanh và hạn chế lỗi font chữ, không viết tắt, sai chính tả cũng như dùng Emoticons. Lưu ý giới thiệu quá trình hoạt động , thế mạnh ưu điểm của Tổ chức của mình.

Hãy đính kèm các văn bản cần thiết như thư ngỏ, hồ sơ tài trợ,... và để lại số điện thoại, địa chỉ liên hệ và nên gửi đích danh người nhận. 

Gặp gỡ trực tiếp

Ai sẽ là người đi gặp nhà tài trợ

Sau khi bạn đã được nhà tài trợ tạo cơ hội được gặp trực tiếp để trao đổi, bạn cần chọn ra người để đi gặp nhà tài trợ. Đầu tiên, là một người có vai trò cầu nối giữa Ban tổ chức và nhà tài trợ. Thứ hai là người chủ chốt trong việc viết kịch bản chương trình giải đấu – người hiểu rõ nhất chương trình giải đấu có nội dung gì, thông điệp cần truyền tải là gì. Và cuối cùng, cần có người đứng đầu việc tổ chức giải đấu đó để giải đáp thỏa đáng mọi thắc mắc cho nhà tài trợ.

Ngoại hình

Hãy nhớ rằng hình ảnh của bạn cũng là đại diện hình ảnh của câu lạc bộ. Ấn tượng về một cá nhân nào đó được hình thành trong bảy giây đầu gặp gỡ. Về trang phục, không cần quá cầu kỳ, quan trọng là lịch sự, gọn gàng và phù hợp với tổ chức mình đại diện. Bạn có thể trang điểm nhẹ để gương mặt trở nên rạng rỡ hơn. Bạn biết đây, ấn tượng ban đầu vô cùng quan trọng, Hãy cho nhà tài trợ thấy, bạn và tổ chức của bạn là những con người chuyên nghiệp và chỉn chu nhất có thể.

Phong thái

Phong thái tự tin trong giao tiếp là điều rất cần thiết trong cuộc sống và công việc . Đặc biệt khi đi gặp nhà tài trợ, bạn cần thể hiện sự tôn trọng đối tác và thể hiện bản thân đúng lúc đúng chỗ.

• Đối với nam, cần mạnh mẽ, dứt khoát, kiên định cùng một vẻ bề ngoài tươm tất sạch sẽ.
• Đối với nữ, cần một chút dịu dàng, thông minh, khéo léo và biết chăm lo vẻ bề ngoài của mình.

Thuyết phục và lắng nghe nhà tài trợ

Hãy thuyết phục nhà tài trợ bằng kiến thức, sự am hiểu một lĩnh vực của bạn. Thể hiện bạn luôn cầu thị và ham học hỏi, tinh thần nhiệt tình của tuổi trẻ. Hãy tận dụng điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó đúng lúc đúng chỗ.

Một điểm quan trọng là bạn cần lắng nghe nhà tài trợ bằng một thái độ thiện chí nhất. Tâm lý chung của chúng ta luôn luôn muốn được người khác lắng nghe và thấu hiểu. Vì thế hãy nhớ rằng luôn tập trung vào câu chuyện, đừng lơ đễnh hoặc sử dụng điện thoại quá nhiều trong cuộc đối thoại.

Trên đây là những kinh nghiệm của ESCA khi đi xin tài trợ các giải đấu eSports, nếu các bác có thắc mắc gì thì vui lòng liên hệ với chúng tôi sẽ được nhận những thông tin tư vấn hữu ích nhất. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành tổ chức giải đấu cho học sinh sinh viên, chúng tôi tin chắc sẽ giải đáp mọi thắc mắc để bạn được hiểu rõ và có kế hoạch đúng nhất cho sự kiện của mình.

Các bạn có thể tham khảo những gói chương trình hỗ trợ của ESCA tại đây.