Điều quan trọng nhất khi tổ chức giải đấu là gì? Đó là lợi ích mà giải đấu đó mang lại. Điều này sẽ được đánh giá dựa trên yếu tố truyền thông: Dựa trên số lượng người tham gia, quan tâm đến sự kiện, giải đấu của bạn hoặc dựa trên khách hàng tiềm năng mà sự kiện đó mang lại.
Truyền thông cho giải đấu là gì?
Trong quá trình tổ chức giải đấu, để gây ấn tượng với các tuyển thủ tham dự, bạn cần có một kịch bản hấp dẫn, một địa điểm tổ chức lý tưởng và một ekip chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đã bao giờ bạn tự hỏi, làm cách nào để không chỉ người chơi tham dự, mà toàn bộ công chúng – những người không tham gia sự kiện đều thấy ấn tượng từ trước khi giải đấu diễn ra và cả sau khi đã kết thúc? Một chiến dịch truyền thông cho giải đấu sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.
Trong bài viết dưới đây, hãy cùng ESCA tìm hiểu truyền thông cho sự kiện là gì? Tại sao cần xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện? Các loại hình sự kiện, giải đấu nào cần được truyền thông và phương tiện truyền thông sự kiện nào đem lại hiệu quả tốt nhất?
Truyền thông cho sự kiện, giải đấu là một hạng mục gần như bắt buộc cho tất cả các sự kiện tổ chức, kể cả sự kiện nội bộ cũng cần truyền thông nội bộ.
Truyền thông đem lại rất nhiều lợi ích cho bên tổ chức:
- Đem đến thông tin chính xác cho các đối tượng nhận truyền thông
- Kích thích sự tò mò và mong muốn tham gia
- Thu hút người tham dự (đối với các sự kiện bán vé hoặc tuyên truyền)
- Quảng bá thương hiệu
- Truyền tải thông điệp cho cả những người không tham dự
Ý nghĩa của truyền thông cho sự kiện
Truyền thông trước sự kiện
Truyền thông trước sự kiện mang ý nghĩa thông báo đến những game thủ, đối tác về sự tồn tại của giải đấu, đồng thời thu hút đối tượng mục tiêu quan tâm và đến tham dự giải đấu đó.
Truyền thông sau sự kiện
Hầu hết các bên tổ chức thường chú trọng đến truyền thông trước sự kiện nhưng lại bỏ qua công tác truyền thông sau sự kiện hoặc chỉ dừng lại ở việc quảng bá bằng các phương tiện truyền thông nội bộ, dẫn đến việc tổ chức sự kiện không đạt được hiệu quả như mong muốn. Thực tế, truyền thông sau sự kiện đem lại rất nhiều lợi ích to lớn như sau:
- Truyền thông sau sự kiện gợi nhắc những tuyển thủ tham dự và những người theo dõi giải đấu ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiện
- Truyền thông sau sự kiện giúp thông điệp của giải đấu tiếp cận rộng rãi đến những người quan tâm
- Truyền thông sau sự kiện giúp ban tổ chức tiếp cận được những đối tượng khách hàng, đối tác tiềm năng mới
Một sự kiện thành công, ấn tượng khi được truyền thông rộng rãi sẽ góp phần gia tăng sự uy tín, chuyên nghiệp và vị thế của bên tổ chức (các câu lạc bộ, đoàn trường, …) trong tâm trí game thủ, đối tác.
Những nguyên tắc thành công của truyền thông cho giải đấu
- Hiểu rõ đối tượng được truyền thông và mục tiêu truyền thông
- Thống nhất nội dung truyền thông (đặc biệt chú trọng về thương hiệu)
- Ý tưởng đột phá (chiến dịch truyền thông)
- Kế hoạch cụ thể rõ ràng
- Thiết lập nhiều khả năng truyền thông (xử lý rủi ro truyền thông nếu có sự cố hoặc đẩy mạnh hiệu quả nếu truyền thông thành công hơn mong đợi)
Các phương tiện để truyền thông cho sự kiện
Ấn phẩm quảng cáo
Các ấn phẩm quảng cáo thường được sử dụng trong chiến dịch truyền thông trước sự kiện, bao gồm: poster, banner, phướn dọc, tờ rơi, tờ gấp…
Quảng bá sự kiện
Các sự kiện GA (Give Away) hay các trận đấu showmatch bên lề giải đấu là những hoạt động tiêu biểu, thường xuyên được sử dụng cho công tác truyền thông trước sự kiện.
Truyền thông bằng công nghệ số
Đi cùng với sự phát triển của Internet và các thiết bị thông minh, người ta nhận ra rằng việc kết nối giữa con người với con người bất kể khoảng cách địa lý hay ngày giờ trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Những công cụ tương tác giữa con người mà trên đó, các ý tưởng, suy nghĩ được sáng tạo, bày tỏ và chia sẻ dần dần được phát triển thành các Mạng xã hội.
Không thể phủ nhận Social Media đã trở thành một phần không thể thiếu của giới trẻ trong thời đại số, là nơi để các bạn trẻ thể hiện mình qua những bức ảnh “sống ảo”, cập nhật những video mới nhất hay bắt kịp những xu hướng đương đại.
Một cuộc khảo sát từ American Press Institute cho thấy 100% những người được hỏi sử dụng các trang mạng xã hội nhằm tiếp cận thông tin và tin tức. Trong số đó có khoảng 88% sử dụng Facebook, 83% sử dụng Youtube và 50% thu thập thông tin từ Instagram.
Các bước truyền thông cho sự kiện
Trước sự kiện
Xác định mục tiêu, đối tượng sẽ tham gia giải đấu, lựa chọn kênh truyền thông sử dụng (Facebook, Youtube, TikTok,.. có thể chọn nhiều kênh cùng lúc), chuẩn bị kế hoạch cụ thể, tạo các “điểm nhấn” truyền thông (giải thưởng, nhà tài trợ, đếm lùi ngày diễn ra, KOL…)
Fanpage cho sự kiện: Tạo trang sự kiện, cập nhật các thông tin về giới thiệu chung về sự kiện bao gồm: Tổng giải thưởng, kế hoạch lịch trình, thời gian, Bình luận viên - Caster, địa điểm thi đấu… nhằm mang đến đầy đủ các thông tin cơ bản cần thiết nhất đến mọi người.
Thường xuyên đăng tải nội dung lên fanpage sự kiện: Khi bạn tạo trang fanpage để truyền thông cho sự kiện, một điều cần lưu ý bạn không thể bỏ bê fanpage mà không có hoạt động gì.
Các nội dung có thể tham khảo là: Phỏng vấn, Meme giải đấu, Giveaway,... Những nội dung này sẽ giúp các bạn có cơ hội tương tác với cả tuyển thủ lần người xem. Đây là cách lan truyền thông tin nhanh nhất.
Lan tỏa sự kiện qua các kênh báo chí: Kênh báo chí được đánh giá là “bên thứ 3” đáng tin cậy đối với công chúng trong bất kỳ sự kiện nào. Thương hiệu nào cũng mong muốn được xuất hiện trên báo chí, các kênh truyền thông đại chúng.
Các tờ báo như 4Gamers, Motgame,... sẽ luôn sẵn sàng đồng hành cùng các bạn sinh viên trong việc truyền thông giải đấu.
Trong sự kiện
- Trực tiếp giải đấu (truyền hình trực tiếp, livestream, mạng xã hội…), sử dụng công cụ hỗ trợ (hashtag, game trong sự kiện, hoạt động tương tác…). Đây cũng sẽ là hoạt động chính giúp các bạn “trả bài’ nhà tài trợ.
- Hãy tương tác với người xem bằng các câu hỏi và vote: Hãy tạo poll vote giúp mọi người dù có mặt tại sự kiện hay không cũng sẽ được tham gia vào một phần của sự kiện góp phần tạo sự lan tỏa. Hình thức này vốn rất thích hợp cho những sự kiện là trận đấu hoặc có phần thi đấu…
Sau sự kiện
Hãy tạo các bài mang tính nhắc lại, gợi nhớ (báo chí, mạng xã hội, người nổi tiếng, hoạt động bùng nổ thành công) để tạo tương tác, giúp mọi người khắc sâu dấu ấn giải đấu này. Các bạn cũng hãy thêm vài ẩn số để thu hút sự tham gia cho những giải đấu sau.
Các nội dung bạn có thể khai thác đó là: Recap, Highlight trận đấu, Cảm ơn nhà tài trợ, Thông báo kết quả, Cảm ơn, Bí mật hậu trường (Behind the Scene),...
Kết luận
Đối các giải đấu sinh viên thì phương thức digital marketing như truyền thông trên mạng xã hội, trên các blog/diễn đàn là tối ưu và phổ biến nhất. Các bạn cũng có thể xin bảo trợ truyền thông từ các tờ báo game/eSports lớn để đăng bài PR. Còn với các doanh nghiệp lớn hơn có thể lựa chọn thêm các phương tiện khác gửi email marketing thông báo về sự kiện, quảng cáo banner trên các website có lưu lượng truy cập lớn hay thậm chí là SMS Marketing hoặc xây dựng riêng một website/landing page để thường xuyên cập nhật tin tức nóng hổi nhất về sự kiện đó.
Để hiểu rõ hơn về truyền thông cho giải đấu, vui lòng liên hệ với ESCA sẽ được nhận những thông tin tư vấn hữu ích nhất. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành tổ chức giải đấu cho học sinh sinh viên, chúng tôi tin chắc sẽ giải đáp mọi thắc mắc về truyền thông cho giải đấu để bạn được hiểu rõ và có kế hoạch đúng nhất cho sự kiện của mình.
Các bạn có thể tham khảo những gói chương trình hỗ trợ khác của ESCA tại đây.
